商事合同纠纷的证据准备，应当围绕五个待证事实展开：合同是否成立并生效、签约主体是否具有资格与授权、合同是否已按约履行、是否发生违约及违约方是谁、损失范围与因果关系如何认定。据此可形成四类证据清单：主体与授权证据、合同订立与效力证据、履行与变更证据、违约与损失证据。主要依据是《中华人民共和国民事诉讼法》第六十七条"当事人对自己提出的主张，有责任提供证据"，以及《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（以下简称《证据规定》）的相关条文。
一、主体资格与代理权限证据：先证明"谁在和你签合同"
很多案件败诉并非因为合同条款不利，而是无法证明签约人有权代表对方公司签字。此类证据应当单列一组。
- 对方营业执照、国家企业信用信息公示系统打印的登记信息（核实名称、统一社会信用代码、法定代表人、存续状态）；
- 法定代表人身份证明书、法定代表人签字的授权委托书（注意授权范围、期限、是否有转委托权）；
- 签约人社保记录、名片、往来邮件签名、以往交易中的对账确认，用以证明其职务或表见代理外观；
- 涉及公司对外担保的，还应提交依照公司章程由董事会或股东会作出决议的文件（《中华人民共和国公司法》（2023年修订）第十五条）。
《民法典》第五百零四条规定，法定代表人、负责人超越权限订立的合同，除相对人知道或应当知道其超越权限外，该代表行为有效；第一百七十二条则规定表见代理的构成要件。这两条是主张合同对对方公司有效的常用依据。
二、合同订立与效力证据：合同文本只是起点
- 合同书、框架协议、订单、报价单、招投标文件、中标通知书；
- 磋商过程中的修改稿、批注版本，可用于解释条款含义；
- 涉格式条款的，对方是否履行提示说明义务的证据（《民法典》第四百九十六条）。
当双方对条款理解发生争议时，可援引《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民法典〉合同编通则若干问题的解释》第一条：认定合同条款含义，应以词句的通常含义为基础，结合相关条款、合同性质与目的、习惯及诚信原则，参考缔约背景、磋商过程、履行行为等因素确定。这意味着磋商记录本身也是证据。
三、履行、变更与结算证据：用证据链还原交易过程
履行证据通常是最庞大的一组，也是最容易因签收人身份不明而被否定的部分。
- 送货单、发货单、物流单据、验收单、入库单、签收记录（务必核对签收人是否为对方员工或有授权）；
- 银行转账凭证、承兑汇票、付款回单（避免仅保留截图，应到银行调取流水）；
- 增值税发票及发票签收、抵扣记录；
- 对账单、结算单、询证函，以及对方签章或经办人确认的欠款确认文件；
- 变更证据：补充协议、变更函、价格调整确认邮件（《民法典》第五百四十三条，当事人协商一致可以变更合同）。
四、违约、解除与损失证据：把"损失"算清楚
违约事实需要具体到时间点与行为。例如约定了交货期限，则应提取合同约定的交付日期、实际交付凭证、催告函及签收记录。
- 催告函、律师函及邮寄凭证（EMS面单、签收查询记录），用于证明已催告；
- 解除通知及其送达证据，依据《民法典》第五百六十五条，通知到达对方时合同解除；
- 质量异议的检验报告、第三方检测机构报告、退换货记录；
- 损失证据：替代交易合同与差价、停工停产记录、资金占用成本、为减损支出的合理费用（《民法典》第五百九十一条规定守约方有采取适当措施防止损失扩大的义务，未减损的扩大部分不予赔偿）；
- 主张可得利益的，应提供可预见性依据（《民法典》第五百八十四条）。
涉及违约金的，需注意《民法典》第五百八十五条及前述合同编通则解释第六十五条：违约方主张约定违约金过分高于损失请求减少